Upatikanaji wa Taarifa

Imeandaliwa kwa mujibu wa Kifungu cha 51 cha Sheria ya Kukuza Upatikanaji wa Taarifa (Promotion of Access to Information Act), Na. 2 ya mwaka 2000.

Utangulizi

Sheria ya Kukuza Upatikanaji wa Taarifa (Promotion of Access to Information Act), Na. 2 ya mwaka 2000, ilitungwa tarehe 3 Februari 2000. Madhumuni ya sheria hii ni kutekeleza Kifungu cha 32(2) cha Katiba ya Jamhuri ya Afrika Kusini, kinachoeleza kwamba kila mtu ana haki ya kupata taarifa yoyote inayoshikiliwa na taasisi ya umma au ya binafsi. Ikiwa rekodi inaombwa kutoka taasisi binafsi, mwombaji anapaswa kuthibitisha kwamba rekodi hiyo inahitajika kwa ajili ya kutekeleza au kulinda haki. Hati hii ni mwongozo wa Madibana SA (Pty) Ltd kwa mujibu wa Sheria, unaotoa rejea kuhusu rekodi zinazoshikiliwa na utaratibu unaopaswa kufuatwa ili kuomba kupata rekodi hizo.

Muhtasari wa Kampuni

Madibana (Pty) Ltd ilianzishwa mwaka 2008, ikifanya kazi kupitia shughuli zake maalum za usafirishaji katika utekelezaji na utoaji wa huduma zikiwemo Usafirishaji wa Mizigo kwa Ndege, Usafirishaji wa Mizigo kwa Meli, Usafirishaji wa Mizigo kwa Barabara, Uhifadhi Ghalani na Usambazaji, Huduma za Kusafirisha Vifurushi, Biashara ya Kimataifa ya Bidhaa za Msingi na Uondoshaji Forodhani.

Wigo wa Mwongozo

Wigo wa mwongozo huu unajumuisha shughuli za Madibana SA (Pty) Ltd nje ya mipaka ya Jamhuri ya Afrika Kusini.

Rekodi za Shirika

Sehemu hii ni rejea ya rekodi zinazoshikiliwa na Madibana SA (Pty) Ltd, ili kurahisisha ombi kwa mujibu wa Sheria. Taarifa hii imeainishwa na kukusanywa kulingana na rekodi zinazohusu masuala na kategoria zifuatazo, na huhifadhiwa tofauti katika ofisi kuu.

Rekodi za Wafanyakazi

• Rekodi binafsi zilizotolewa na wafanyakazi.
• Rekodi zilizotolewa na mtu wa tatu zinazohusu wafanyakazi.
• Masharti ya ajira na rekodi nyingine za kimkataba na zinazokaribia kuwa za kisheria zinazohusu wafanyakazi.
• Rekodi za tathmini za ndani na rekodi nyingine za ndani.
• Mawasiliano yanayohusu wafanyakazi.
• Ratiba na vifaa vya mafunzo.

Kwa neno “Wafanyakazi” tunamaanisha mtu yeyote aliyeajiriwa na, au anayetoa huduma kwa au kwa niaba ya, Madibana SA (Pty) Ltd na anayepokea au anayestahili kupokea malipo, na mtu mwingine yeyote anayesaidia katika kutekeleza au kuendesha biashara ya Madibana SA (Pty) Ltd. Hii inajumuisha, bila kikomo, wakurugenzi (watendaji na wasio watendaji), wafanyakazi wote wa kudumu, wa muda na wa muda mfupi, pamoja na wafanyakazi wa mkataba.

Rekodi Zinazohusu Wateja

• Rekodi zilizotolewa na wateja wetu.
• Rekodi zilizozalishwa na Madibana SA (Pty) Ltd au ndani yake zinazohusu wateja wake, zikiwemo mikataba na rekodi za miamala.

“Mteja” ni mtu yeyote wa kawaida au taasisi ya kisheria inayopokea huduma kutoka kwa Madibana SA (Pty) Ltd.

Rekodi za Taasisi Binafsi

• Rekodi za kifedha
• Rekodi za uendeshaji
• Hifadhidata
• Teknolojia ya habari
• Rekodi za masoko
• Mawasiliano ya ndani
• Rekodi za bidhaa
• Rekodi za kisheria na kikanuni
• Sera na taratibu za ndani
• Dhamana na hisa

Rekodi hizi zinajumuisha, lakini hazikomei kwa, rekodi zinazohusu mambo ya Madibana SA (Pty) Ltd yenyewe.

Rekodi za Pande Nyingine

• Rekodi za wafanyakazi, wateja au taasisi binafsi zinazoshikiliwa na upande mwingine, tofauti na rekodi zinazoshikiliwa na Madibana SA (Pty) Ltd yenyewe.
• Rekodi zinazoshikiliwa na Madibana SA (Pty) Ltd zinazohusu pande nyingine, zikiwemo, bila kikomo, rekodi za kifedha, mawasiliano, rekodi za kimkataba, rekodi zilizotolewa na upande huo mwingine, na rekodi ambazo watu wa tatu wametoa kuhusu wakandarasi/wasambazaji.

Madibana SA (Pty) Ltd inaweza kuwa na rekodi zinazohusu pande nyingine, zikiwemo bila kikomo, wakandarasi, wasambazaji, kampuni za ubia na watoa huduma. Vinginevyo, pande hizo nyingine zinaweza kuwa na rekodi zinazoweza kusemwa kuwa ni za Madibana SA (Pty) Ltd. Inarekodiwa kwamba upatikanaji wa rekodi na nyaraka zilizoorodheshwa hapo juu unaweza kuwa chini ya sababu za kukataa zilizoainishwa katika mwongozo huu.

Sababu za Kukataa Kutoa Rekodi

Sababu kuu za Madibana SA (Pty) Ltd kukataa ombi la taarifa zinahusu:

1. Ulinzi wa lazima wa faragha ya mtu wa tatu ambaye ni mtu wa kawaida, ambapo ingehusisha ufichuzi usio na busara wa taarifa binafsi za mtu huyo.
2. Ulinzi wa lazima wa taarifa za kibiashara za mtu wa tatu, ikiwa rekodi ina:
   1. Siri za kibiashara za mtu wa tatu.
   2. Taarifa za kifedha, kibiashara, kisayansi au kiufundi, ambazo ufichuzi wake ungeweza kudhuru maslahi ya kifedha au kibiashara ya mtu wa tatu.
   3. Taarifa zilizofichuliwa kwa siri na mtu wa tatu kwa Madibana SA (Pty) Ltd, ikiwa ufichuzi unaweza kumweka mtu wa tatu katika hali mbaya katika mazungumzo au ushindani wa kibiashara.
3. Ulinzi wa lazima wa usalama wa watu binafsi na ulinzi wa mali na rasilimali.
4. Ulinzi wa lazima wa rekodi ambazo zingechukuliwa kuwa za upendeleo maalum wa kisheria katika mashauri ya kisheria.
5. Shughuli za kibiashara za Madibana SA (Pty) Ltd, ambazo zinaweza kujumuisha:
   1. Siri za kibiashara.
   2. Taarifa za kifedha, kibiashara au kiufundi, ambazo ufichuzi wake ungeweza kudhuru maslahi ya kifedha au kibiashara ya Madibana SA (Pty) Ltd.
   3. Taarifa ambazo, zikifichuliwa, zingeweza kuiweka Madibana SA (Pty) Ltd katika hali mbaya katika mazungumzo au ushindani wa kibiashara.
   4. Programu ya kompyuta inayomilikiwa na Madibana SA (Pty) Ltd na iliyolindwa na hakimiliki.
6. Maombi ya taarifa ambayo ni wazi kuwa ya kipuuzi au ya kero, au yanayohusisha matumizi yasiyo na busara ya rasilimali, yatakataliwa.

Njia za Kupata Nafuu Ombi Linapokataliwa

1. Njia za Ndani

Uamuzi uliofanywa na afisa wa taarifa au naibu wake ni wa mwisho. Waombaji watalazimika kutumia njia za nje walizonazo ikiwa ombi la taarifa limekataliwa na hawaridhiki na jibu lililotolewa na afisa wa taarifa au naibu wake.

2. Njia za Nje

Mwombaji asiyeridhika na kukataa kwa afisa wa taarifa au naibu wake kufichua taarifa anaweza, ndani ya siku 30 baada ya kuarifiwa kuhusu uamuzi, kuomba mahakama ipatiwe nafuu. Vilevile, mtu wa tatu asiyeridhika na uamuzi wa afisa wa taarifa au naibu afisa wa taarifa wa kutoa taarifa iliyoombwa anaweza, ndani ya siku 30 baada ya kuarifiwa kuhusu uamuzi, kuomba mahakama ipatiwe nafuu. Kwa madhumuni ya Sheria, mahakama zenye mamlaka juu ya maombi haya ni Mahakama ya Katiba, Mahakama Kuu, au mahakama nyingine yoyote ya hadhi kama hiyo.

3. Utaratibu wa Kuomba

1. Mwombaji lazima azingatie masharti yote ya kiutaratibu yaliyomo katika Sheria yanayohusu ombi la kupata rekodi.
2. Mwombaji lazima ajaze fomu iliyoainishwa inayopatikana kwenye tovuti ya Tume ya Haki za Binadamu ya Afrika Kusini www.sahrc.org.za au tovuti ya Idara ya Haki na Maendeleo ya Katiba (chini ya Kanuni) www.doj.gov.za, na kuiwasilisha pamoja na malipo ya ada ya ombi na amana, ikiwa inatumika, kwa afisa wa taarifa au naibu afisa wa taarifa kupitia anwani ya posta au ya makazi, nambari ya faksi, au anwani ya barua pepe iliyoainishwa katika mwongozo huu.
3. Fomu iliyoainishwa lazima ijazwe kwa undani wa kutosha kumwezesha afisa wa taarifa au naibu afisa wa taarifa kutambua:
   1. Rekodi au rekodi zilizoombwa.
   2. Utambulisho wa mwombaji.
   3. Njia ya upatikanaji inayohitajika, ikiwa ombi litakubaliwa.
   4. Anwani ya posta, anwani ya makazi, nambari ya simu na/au faksi ya mwombaji.
4. Mwombaji lazima aeleze kwamba anahitaji taarifa hiyo ili kutekeleza au kulinda haki, na aeleze wazi asili ya haki hiyo. Zaidi ya hayo, mwombaji lazima aeleze wazi kwa nini rekodi hiyo inahitajika ili kutekeleza au kulinda haki hiyo.
5. Madibana SA (Pty) Ltd itashughulikia ombi ndani ya siku 30, isipokuwa mwombaji ametoa sababu maalum zinazomridhisha afisa wa taarifa au naibu afisa wa taarifa kwamba hali zinahitaji muda mrefu zaidi.
6. Mwombaji ataarifiwa kwa maandishi ikiwa upatikanaji umekubaliwa au umekataliwa. Ikiwa mwombaji pia anahitaji sababu za uamuzi ziwasilishwe kwa njia fulani, lazima aeleze njia hiyo na maelezo yanayohitajika.
7. Ikiwa ombi linafanywa kwa niaba ya mtu mwingine, mwombaji anapaswa kuwasilisha uthibitisho wa nafasi ambayo anafanya ombi hilo, kwa kuridhika kwa busara kwa afisa wa taarifa au naibu afisa wa taarifa.
8. Ikiwa mtu hawezi kujaza fomu iliyoainishwa kwa sababu ya kutojua kusoma na kuandika au ulemavu, anaweza kutoa ombi kwa mdomo.
9. Mwombaji lazima alipe ada iliyoainishwa kabla ya usindikaji mwingine wowote kuendelea.

Upatikanaji wa Rekodi Zinazoshikiliwa na Shirika

Rekodi zinazoshikiliwa na Madibana SA (Pty) Ltd zinaweza kupatikana kwa ombi tu baada ya masharti ya awali ya upatikanaji kutimizwa.

Ada

Sheria ina aina mbili za ada, ambazo ni:

• Ada ya ombi, ambayo itakuwa ada ya kawaida.
• Ada ya upatikanaji, ambayo lazima ikokotolewe kwa kuzingatia gharama za uzalishaji, gharama ya muda wa utafutaji na maandalizi, na gharama za posta.

11. Ombi likipokelewa, afisa wa taarifa au naibu afisa wa taarifa anapaswa, kwa notisi, kumtaka mwombaji (isipokuwa mwombaji ambaye ni mfanyakazi) alipe ada ya ombi iliyoainishwa, ikiwa ipo, kabla ya usindikaji zaidi wa ombi.
12. Ikiwa kuandaa rekodi kwa ajili ya ufichuzi — ikiwemo mipango ya kuipatikanisha katika muundo ulioombwa — kunahitaji saa zaidi ya zile zilizoainishwa katika kanuni, afisa wa taarifa au naibu afisa wa taarifa atamjulisha mwombaji alipe amana inayowakilisha sehemu iliyoainishwa ya ada ya upatikanaji ambayo ingelipwa ikiwa ombi litakubaliwa.
13. Afisa wa taarifa au naibu afisa wa taarifa atazuia rekodi hadi mwombaji alipe ada zinazohitajika. Muundo wa ada unapatikana kwenye tovuti ya Tume ya Haki za Binadamu ya Afrika Kusini www.sahrc.org.za, au tovuti ya Idara ya Haki na Maendeleo ya Katiba (chini ya Kanuni) www.doj.gov.za.
14. Mwombaji ambaye ombi lake la kupata rekodi limekubaliwa lazima alipe ada ya upatikanaji kwa kunakili, utafutaji na maandalizi, kwa muda wowote unaohitajika kwa busara zaidi ya ule ambao tayari umegharamiwa, ikiwemo mipango ya kuipatikanisha rekodi katika muundo ulioombwa.
15. Ikiwa amana imelipwa kuhusiana na ombi la upatikanaji ambalo baadaye limekataliwa, afisa wa taarifa au naibu afisa wa taarifa lazima amrudishie mwombaji pesa zake.

Uamuzi

Madibana SA (Pty) Ltd itaamua, ndani ya siku 30 baada ya kupokea ombi, ikiwa itatoa upatikanaji au kukataa ombi, na kutoa notisi kwa maandishi pamoja na sababu (ikiwa zinahitajika) kwa madhumuni hayo. Kipindi hiki cha siku 30 kinaweza kuongezwa kwa kipindi kingine kisichozidi siku 30 ikiwa ombi ni la kiasi kikubwa cha taarifa, au ikiwa ombi linahitaji utafutaji wa taarifa zinazoshikiliwa katika ofisi nyingine ya Madibana SA (Pty) Ltd na taarifa hizo haziwezi kupatikana kwa busara ndani ya kipindi cha awali cha siku 30. Madibana SA (Pty) Ltd itamjulisha mwombaji kwa maandishi ikiwa nyongeza ya muda itaombwa.

Orodha ya Sheria Zinazotumika

Jedwali la sheria (Kiambatisho 1) linaloeleza rekodi zinazopatikana kwa mujibu wa sheria nyingine linapatikana kutoka kwa afisa wa taarifa au naibu afisa wa taarifa kwa ombi. Mwongozo huu unapatikana kwenye tovuti ya Madibana SA (Pty) Ltd, www.madibana.com.

Kiambatisho 1 — Orodha ya Sheria Zinazotumika

(Orodha hii si kamilifu.)

1. Sheria ya Masharti ya Msingi ya Ajira (Basic Conditions of Employment Act) Na. 75 ya mwaka 1997
2. Sheria ya Makampuni (Companies Act) Na. 61 ya mwaka 1973
3. Sheria ya Fidia kwa Majeraha na Magonjwa Yatokanayo na Kazi (Compensation for Occupational Injuries and Diseases Act) Na. 130 ya mwaka 1993
4. Sheria ya Usawa katika Ajira (Employment Equity Act) Na. 55 ya mwaka 1998
5. Sheria ya Kodi ya Mapato (Income Tax Act) Na. 95 ya mwaka 1967
6. Sheria ya Mahusiano ya Kazi (Labour Relations Act) Na. 66 ya mwaka 1995
7. Sheria ya Afya na Usalama Kazini (Occupational Health and Safety Act) Na. 85 ya mwaka 1993
8. Sheria ya Ushuru wa Maendeleo ya Ujuzi (Skills Development Levies Act) Na. 9 ya mwaka 1999
9. Sheria ya Alama za Biashara (Trade Marks Act) Na. 194 ya mwaka 1993
10. Sheria ya Mfuko wa Bima ya Ukosefu wa Ajira (Unemployment Insurance Fund Act) Na. 4 ya mwaka 2002
11. Sheria ya Kodi ya Ongezeko la Thamani (Value Added Tax Act) Na. 89 ya mwaka 1991

Kuhusu sisi

Timu yetu ya wataalamu wa usafirishaji wa kimataifa na mawakala wa usafirishaji wa mizigo hufanya kazi kwa karibu sana na kampuni kuu za meli na wasafirishaji wa anga ili kukupatia huduma ya usafirishaji wa mizigo inayotegemewa na ya kuaminika.

Ofisi Kuu

12 Winnipeg Avenue, Aeroport, Spartan, Kempton Park 1619, Gauteng Afrika Kusini +27 11 892 0272 info@madibana.com

Taarifa

Vigezo na Masharti Vigezo na Masharti ya Usafirishaji Tangazo la Kisheria la Hakimiliki Sera ya Faragha Upatikanaji wa Taarifa Sera ya Barua Pepe

Nafasi za Kazi

Kufanya Kazi Madibana SA Nafasi Zilizo Wazi Wahitimu Mafunzo kwa Vitendo