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Rechtliches

Zugang zu Informationen

Erstellt gemäß Abschnitt 51 des Gesetzes zur Förderung des Zugangs zu Informationen (Promotion of Access to Information Act), Nr. 2 von 2000.

Einleitung

Das Gesetz zur Förderung des Zugangs zu Informationen (Promotion of Access to Information Act), Nr. 2 von 2000, wurde am 3. Februar 2000 erlassen. Zweck dieses Gesetzes ist es, Abschnitt 32(2) der Verfassung der Republik Südafrika umzusetzen, der besagt, dass jede Person das Recht auf Zugang zu allen Informationen hat, die von einer öffentlichen oder privaten Stelle gehalten werden. Wenn Unterlagen von einer privaten Stelle angefordert werden, muss der Antragsteller nachweisen, dass die Unterlagen zur Ausübung oder zum Schutz eines Rechts erforderlich sind. Dieses Dokument dient als Handbuch der Madibana SA (Pty) Ltd im Sinne des Gesetzes und bietet eine Referenz zu den vorhandenen Unterlagen sowie zu dem Verfahren, das für einen Antrag auf Zugang zu diesen Unterlagen einzuhalten ist.

Unternehmensüberblick

Madibana (Pty) Ltd wurde 2008 gegründet und ist über ihre auf Logistik spezialisierten Geschäftsbereiche in der Erbringung von Dienstleistungen tätig, darunter Luftfracht, Seefracht, Straßentransport, Lagerung und Distribution, Kurierdienste, internationaler Rohstoffhandel und Zollabfertigung.

Geltungsbereich des Handbuchs

Der Geltungsbereich dieses Handbuchs umfasst die Geschäftstätigkeit der Madibana SA (Pty) Ltd außerhalb der Grenzen der Republik Südafrika.

Unterlagen der Organisation

Dieser Abschnitt dient als Referenz für die Unterlagen, die die Madibana SA (Pty) Ltd führt, um einen Antrag im Sinne des Gesetzes zu erleichtern. Diese Informationen sind nach Unterlagen zu den folgenden Themen und Kategorien klassifiziert und gruppiert und werden getrennt in der Hauptniederlassung aufbewahrt.

Personalunterlagen

  • Von Mitarbeitern bereitgestellte persönliche Unterlagen.
  • Von Dritten bereitgestellte Unterlagen zu Mitarbeitern.
  • Beschäftigungsbedingungen und andere personalbezogene vertragliche und quasi-rechtliche Unterlagen.
  • Interne Beurteilungsunterlagen und andere interne Unterlagen.
  • Korrespondenz zu Mitarbeitern.
  • Schulungspläne und Schulungsmaterial.
Mit dem Begriff „Personal“ ist jede Person gemeint, die bei der Madibana SA (Pty) Ltd beschäftigt ist oder für diese oder in deren Namen Dienstleistungen erbringt und eine Vergütung erhält oder Anspruch darauf hat, sowie jede andere Person, die bei der Durchführung oder Führung der Geschäfte der Madibana SA (Pty) Ltd mitwirkt. Dies umfasst ohne Einschränkung Direktoren (geschäftsführende und nicht geschäftsführende), alle Festangestellten, befristet Beschäftigten und Teilzeitkräfte sowie Vertragsarbeitnehmer.

Kundenbezogene Unterlagen

  • Von unseren Kunden bereitgestellte Unterlagen.
  • Von oder innerhalb der Madibana SA (Pty) Ltd erstellte Unterlagen zu ihren Kunden, einschließlich Verträgen und Transaktionsunterlagen.
Ein „Kunde“ ist jede natürliche oder juristische Person, die Dienstleistungen von der Madibana SA (Pty) Ltd erhält.

Unterlagen der privaten Stelle

  • Finanzunterlagen
  • Betriebsunterlagen
  • Datenbanken
  • Informationstechnologie
  • Marketingunterlagen
  • Interne Korrespondenz
  • Produktunterlagen
  • Gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen
  • Interne Richtlinien und Verfahren
  • Wertpapiere und Beteiligungen
Zu diesen Unterlagen gehören unter anderem Unterlagen, die die eigenen Angelegenheiten der Madibana SA (Pty) Ltd betreffen.

Unterlagen anderer Parteien

  • Personal-, Kunden- oder Unterlagen der privaten Stelle, die von einer anderen Partei gehalten werden, im Gegensatz zu den Unterlagen, die von der Madibana SA (Pty) Ltd selbst gehalten werden.
  • Von der Madibana SA (Pty) Ltd gehaltene Unterlagen zu anderen Parteien, einschließlich, ohne Einschränkung, Finanzunterlagen, Korrespondenz, Vertragsunterlagen, von der anderen Partei bereitgestellter Unterlagen und Unterlagen, die Dritte über Auftragnehmer/Lieferanten bereitgestellt haben.
Die Madibana SA (Pty) Ltd kann Unterlagen zu anderen Parteien besitzen, darunter ohne Einschränkung Auftragnehmer, Lieferanten, Joint-Venture-Unternehmen und Dienstleister. Umgekehrt können diese anderen Parteien Unterlagen besitzen, die der Madibana SA (Pty) Ltd zuzurechnen sind. Es wird festgehalten, dass die Zugänglichkeit der oben aufgeführten Unterlagen und Dokumente den in diesem Handbuch dargelegten Ablehnungsgründen unterliegen kann.

Gründe für die Verweigerung des Zugangs zu Unterlagen

Die wesentlichen Gründe, aus denen die Madibana SA (Pty) Ltd einen Informationsantrag ablehnen kann, betreffen:
  1. Den zwingenden Schutz der Privatsphäre eines Dritten, der eine natürliche Person ist, da dies die unangemessene Offenlegung personenbezogener Informationen dieser natürlichen Person bedeuten würde.
  2. Den zwingenden Schutz der Geschäftsinformationen des Dritten, wenn die Unterlagen Folgendes enthalten:
    1. Geschäftsgeheimnisse des Dritten.
    2. Finanzielle, geschäftliche, wissenschaftliche oder technische Informationen, deren Offenlegung den finanziellen oder geschäftlichen Interessen des Dritten schaden könnte.
    3. Informationen, die ein Dritter der Madibana SA (Pty) Ltd vertraulich mitgeteilt hat, wenn die Offenlegung den Dritten in Verhandlungen oder im geschäftlichen Wettbewerb benachteiligen könnte.
  3. Den zwingenden Schutz der Sicherheit von Personen sowie den Schutz von Eigentum und Vermögenswerten.
  4. Den zwingenden Schutz von Unterlagen, die in Gerichtsverfahren als privilegiert gelten würden.
  5. Die Geschäftstätigkeit der Madibana SA (Pty) Ltd, die Folgendes umfassen kann:
    1. Geschäftsgeheimnisse.
    2. Finanzielle, geschäftliche oder technische Informationen, deren Offenlegung den finanziellen oder geschäftlichen Interessen der Madibana SA (Pty) Ltd schaden könnte.
    3. Informationen, die bei Offenlegung die Madibana SA (Pty) Ltd in Verhandlungen oder im geschäftlichen Wettbewerb benachteiligen könnten.
    4. Ein Computerprogramm, das im Eigentum der Madibana SA (Pty) Ltd steht und urheberrechtlich geschützt ist.
  6. Informationsanträge, die offensichtlich leichtfertig oder schikanös sind oder einen unangemessenen Ressourcenaufwand verursachen, werden abgelehnt.

Rechtsbehelfe bei Ablehnung eines Antrags

1. Interne Rechtsbehelfe

Eine Entscheidung eines Informationsbeauftragten oder seines Stellvertreters ist endgültig. Antragsteller müssen die ihnen zur Verfügung stehenden externen Rechtsbehelfe nutzen, wenn der Informationsantrag abgelehnt wird und sie mit der vom Informationsbeauftragten oder dessen Stellvertreter erteilten Antwort nicht zufrieden sind.

2. Externe Rechtsbehelfe

Ein Antragsteller, der mit der Weigerung des Informationsbeauftragten oder seines Stellvertreters, Informationen offenzulegen, nicht einverstanden ist, kann innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Entscheidung ein Gericht um Rechtsschutz anrufen. Ebenso kann ein Dritter, der mit der Entscheidung des Informationsbeauftragten oder stellvertretenden Informationsbeauftragten, die angeforderten Informationen zu gewähren, nicht einverstanden ist, innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Entscheidung ein Gericht um Rechtsschutz anrufen. Im Sinne des Gesetzes sind für diese Anträge das Verfassungsgericht (Constitutional Court), der High Court oder jedes andere Gericht vergleichbaren Ranges zuständig.

3. Antragsverfahren

  1. Der Antragsteller muss alle im Gesetz enthaltenen Verfahrensanforderungen für den Antrag auf Zugang zu Unterlagen erfüllen.
  2. Der Antragsteller muss das vorgeschriebene Formular ausfüllen, das auf der Website der Südafrikanischen Menschenrechtskommission unter www.sahrc.org.za oder auf der Website des Ministeriums für Justiz und Verfassungsentwicklung (unter „Regulations“) unter www.doj.gov.za verfügbar ist, und es zusammen mit der Zahlung einer Antragsgebühr und gegebenenfalls einer Anzahlung beim Informationsbeauftragten oder einem stellvertretenden Informationsbeauftragten unter der in diesem Handbuch angegebenen Post- oder Anschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse einreichen.
  3. Das vorgeschriebene Formular muss so detailliert ausgefüllt werden, dass der Informationsbeauftragte oder der stellvertretende Informationsbeauftragte Folgendes feststellen kann:
    1. Die angeforderten Unterlagen.
    2. Die Identität des Antragstellers.
    3. Welche Form des Zugangs gewünscht wird, falls dem Antrag stattgegeben wird.
    4. Die Post- und Wohnanschrift sowie die Telefon- und/oder Faxnummer des Antragstellers.
  4. Der Antragsteller muss angeben, dass er die Informationen zur Ausübung oder zum Schutz eines Rechts benötigt, und die Art dieses Rechts deutlich benennen. Darüber hinaus muss der Antragsteller klar darlegen, warum die Unterlagen zur Ausübung oder zum Schutz dieses Rechts erforderlich sind.
  5. Die Madibana SA (Pty) Ltd wird den Antrag innerhalb von 30 Tagen bearbeiten, es sei denn, der Antragsteller hat besondere Gründe angegeben, die den Informationsbeauftragten oder den stellvertretenden Informationsbeauftragten davon überzeugen, dass die Umstände eine längere Frist erfordern.
  6. Der Antragsteller wird schriftlich darüber informiert, ob der Zugang gewährt oder verweigert wird. Wünscht der Antragsteller außerdem, dass ihm die Gründe für die Entscheidung auf eine bestimmte Weise mitgeteilt werden, muss er die gewünschte Art und die erforderlichen Angaben nennen.
  7. Wird ein Antrag im Namen einer anderen Person gestellt, muss der Antragsteller einen Nachweis über die Eigenschaft vorlegen, in der er den Antrag stellt, und zwar zur angemessenen Zufriedenheit des Informationsbeauftragten oder des stellvertretenden Informationsbeauftragten.
  8. Kann eine Person das vorgeschriebene Formular aufgrund von Analphabetismus oder einer Behinderung nicht ausfüllen, kann sie den Antrag mündlich stellen.
  9. Der Antragsteller muss die vorgeschriebene Gebühr entrichten, bevor eine weitere Bearbeitung erfolgen kann.

Zugang zu den von der Organisation gehaltenen Unterlagen

Auf die von der Madibana SA (Pty) Ltd gehaltenen Unterlagen kann nur auf Antrag zugegriffen werden, sobald die Zugangsvoraussetzungen erfüllt sind.

Gebühren

Das Gesetz sieht zwei Arten von Gebühren vor, nämlich:
  • Eine Antragsgebühr, die eine Pauschalgebühr ist.
  • Eine Zugangsgebühr, die unter Berücksichtigung der Herstellungskosten, der Kosten für den Zeitaufwand bei Suche und Aufbereitung sowie der Portokosten zu berechnen ist.
  1. Nach Eingang des Antrags sollte der Informationsbeauftragte oder der stellvertretende Informationsbeauftragte den Antragsteller (mit Ausnahme eines Antragstellers aus dem Personal) durch Mitteilung auffordern, die vorgeschriebene Antragsgebühr, sofern vorhanden, zu entrichten, bevor der Antrag weiter bearbeitet wird.
  2. Erfordert die Aufbereitung der Unterlagen zur Offenlegung, einschließlich der Vorkehrungen, sie im gewünschten Format bereitzustellen, mehr als die in den Vorschriften festgelegten Stunden, benachrichtigt der Informationsbeauftragte oder der stellvertretende Informationsbeauftragte den Antragsteller, eine Anzahlung zu leisten, die dem vorgeschriebenen Teil der Zugangsgebühr entspricht, die bei Stattgabe des Antrags zu zahlen wäre.
  3. Der Informationsbeauftragte oder der stellvertretende Informationsbeauftragte hält die Unterlagen zurück, bis der Antragsteller die erforderlichen Gebühren bezahlt hat. Die Gebührenstruktur ist auf der Website der Südafrikanischen Menschenrechtskommission unter www.sahrc.org.za oder auf der Website des Ministeriums für Justiz und Verfassungsentwicklung (unter „Regulations“) unter www.doj.gov.za abrufbar.
  4. Ein Antragsteller, dessen Antrag auf Zugang zu Unterlagen stattgegeben wurde, muss eine Zugangsgebühr für Vervielfältigung, Suche und Aufbereitung entrichten, und zwar für jede angemessenerweise erforderliche Zeit, die über die bereits abgedeckte hinausgeht, einschließlich der Vorkehrungen, die Unterlagen im gewünschten Format bereitzustellen.
  5. Wurde für einen Zugangsantrag eine Anzahlung geleistet und wird dieser Antrag später abgelehnt, muss der Informationsbeauftragte oder der stellvertretende Informationsbeauftragte dem Antragsteller den Betrag erstatten.

Entscheidung

Die Madibana SA (Pty) Ltd wird innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des Antrags entscheiden, ob sie den Zugang gewährt oder den Antrag ablehnt, und dies schriftlich mitteilen, gegebenenfalls unter Angabe von Gründen (sofern erforderlich). Diese Frist von 30 Tagen kann um einen weiteren Zeitraum von höchstens 30 Tagen verlängert werden, wenn der Antrag eine große Menge an Informationen betrifft oder wenn der Antrag eine Suche nach Informationen erfordert, die in einer anderen Niederlassung der Madibana SA (Pty) Ltd gehalten werden, und die Informationen nicht innerhalb der ursprünglichen Frist von 30 Tagen angemessen beschafft werden können. Die Madibana SA (Pty) Ltd wird den Antragsteller schriftlich benachrichtigen, falls eine Verlängerung beantragt wird.

Liste der anwendbaren Gesetze

Eine Tabelle der Gesetze (Anhang 1), die eine Beschreibung der nach anderen Gesetzen verfügbaren Unterlagen enthält, ist auf Anfrage beim Informationsbeauftragten oder beim stellvertretenden Informationsbeauftragten erhältlich. Dieses Handbuch ist auf der Website der Madibana SA (Pty) Ltd, www.madibana.com, verfügbar.

Anhang 1 — Liste der anwendbaren Gesetze

(Diese Liste ist nicht abschließend.)
  1. Gesetz über grundlegende Beschäftigungsbedingungen (Basic Conditions of Employment Act) Nr. 75 von 1997
  2. Gesellschaftsgesetz (Companies Act) Nr. 61 von 1973
  3. Gesetz über die Entschädigung bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten (Compensation for Occupational Injuries and Diseases Act) Nr. 130 von 1993
  4. Gesetz zur Gleichstellung im Beruf (Employment Equity Act) Nr. 55 von 1998
  5. Einkommensteuergesetz (Income Tax Act) Nr. 95 von 1967
  6. Arbeitsverhältnisgesetz (Labour Relations Act) Nr. 66 von 1995
  7. Gesetz über Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit (Occupational Health and Safety Act) Nr. 85 von 1993
  8. Gesetz über Abgaben zur Qualifizierungsförderung (Skills Development Levies Act) Nr. 9 von 1999
  9. Markengesetz (Trade Marks Act) Nr. 194 von 1993
  10. Gesetz über den Arbeitslosenversicherungsfonds (Unemployment Insurance Fund Act) Nr. 4 von 2002
  11. Mehrwertsteuergesetz (Value Added Tax Act) Nr. 89 von 1991

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