Acceso a la Información

Elaborado de conformidad con la Sección 51 de la Ley de Promoción del Acceso a la Información (Promotion of Access to Information Act), N.º 2 de 2000.

Introducción

La Ley de Promoción del Acceso a la Información (Promotion of Access to Information Act), N.º 2 de 2000, fue promulgada el 3 de febrero de 2000. El propósito de esta legislación es dar cumplimiento a la Sección 32(2) de la Constitución de la República de Sudáfrica, que establece que toda persona tiene derecho a acceder a cualquier información en poder de un organismo público o privado. Si el registro se solicita a un organismo privado, el solicitante debe demostrar que el registro es necesario para el ejercicio o la protección de un derecho. Este documento constituye el manual de Madibana SA (Pty) Ltd conforme a la Ley, a fin de servir de referencia sobre los registros que se conservan y el proceso que debe seguirse para solicitar acceso a dichos registros.

Perfil de la empresa

Madibana (Pty) Ltd fue fundada en 2008 y opera a través de sus operaciones especializadas en logística en la ejecución y prestación de servicios que incluyen transporte aéreo, transporte marítimo, transporte terrestre, almacenamiento y distribución, servicios de mensajería, comercio internacional de materias primas y despacho aduanero.

Alcance del manual

El alcance de este manual incluye las operaciones de Madibana SA (Pty) Ltd fuera de las fronteras de la República de Sudáfrica.

Registros de la organización

Esta sección sirve como referencia de los registros que conserva Madibana SA (Pty) Ltd, con el fin de facilitar una solicitud conforme a la Ley. Esta información se clasifica y agrupa de acuerdo con los registros relacionados con los siguientes temas y categorías, y se conserva por separado en la oficina principal.

Registros del personal

• Registros personales proporcionados por el personal.
• Registros proporcionados por un tercero relacionados con el personal.
• Condiciones de empleo y otros registros contractuales y cuasi legales relacionados con el personal.
• Registros de evaluación interna y otros registros internos.
• Correspondencia relacionada con el personal.
• Cronogramas y materiales de capacitación.

Con la palabra «Personal» nos referimos a cualquier persona que esté empleada por Madibana SA (Pty) Ltd, o que preste servicios a esta o en su nombre, y que reciba o tenga derecho a recibir una remuneración, así como a cualquier otra persona que colabore en la realización o conducción de los negocios de Madibana SA (Pty) Ltd. Esto incluye, sin limitación, a los directores (ejecutivos y no ejecutivos), a todo el personal permanente, temporal y de tiempo parcial, así como a los trabajadores contratados.

Registros relacionados con clientes

• Registros proporcionados por nuestros clientes.
• Registros generados por Madibana SA (Pty) Ltd o dentro de ella relacionados con sus clientes, incluidos contratos y registros transaccionales.

Un «Cliente» se refiere a cualquier persona física o jurídica que recibe servicios de Madibana SA (Pty) Ltd.

Registros del organismo privado

• Registros financieros
• Registros operativos
• Bases de datos
• Tecnología de la información
• Registros de marketing
• Correspondencia interna
• Registros de productos
• Registros estatutarios
• Políticas y procedimientos internos
• Valores y participaciones accionarias

Estos registros incluyen, entre otros, los registros que se refieren a los asuntos propios de Madibana SA (Pty) Ltd.

Registros de otras partes

• Registros del personal, de clientes o del organismo privado que están en poder de otra parte, a diferencia de los registros que conserva la propia Madibana SA (Pty) Ltd.
• Registros en poder de Madibana SA (Pty) Ltd relativos a otras partes, incluidos, sin limitación, registros financieros, correspondencia, registros contractuales, registros proporcionados por la otra parte y registros que terceros han proporcionado sobre contratistas/proveedores.

Madibana SA (Pty) Ltd puede poseer registros relativos a otras partes, incluidos, sin limitación, contratistas, proveedores, empresas de riesgo compartido (joint ventures) y prestadores de servicios. Alternativamente, dichas otras partes pueden poseer registros que se consideren pertenecientes a Madibana SA (Pty) Ltd. Se deja constancia de que la accesibilidad de los registros y documentos enumerados anteriormente puede estar sujeta a los motivos de denegación establecidos en este manual.

Motivos de denegación del acceso a los registros

Los principales motivos por los que Madibana SA (Pty) Ltd puede denegar una solicitud de información se relacionan con:

1. La protección obligatoria de la privacidad de un tercero que sea una persona física, lo cual implicaría la divulgación irrazonable de información personal de dicha persona física.
2. La protección obligatoria de la información comercial del tercero, si el registro contiene:
   1. Secretos comerciales del tercero.
   2. Información financiera, comercial, científica o técnica cuya divulgación pudiera causar perjuicio a los intereses financieros o comerciales del tercero.
   3. Información revelada en confianza por un tercero a Madibana SA (Pty) Ltd, si su divulgación pudiera colocar al tercero en desventaja en negociaciones o en la competencia comercial.
3. La protección obligatoria de la seguridad de las personas y la protección de los bienes y activos.
4. La protección obligatoria de los registros que se considerarían privilegiados en procedimientos judiciales.
5. Las actividades comerciales de Madibana SA (Pty) Ltd, que pueden incluir:
   1. Secretos comerciales.
   2. Información financiera, comercial o técnica cuya divulgación pudiera causar perjuicio a los intereses financieros o comerciales de Madibana SA (Pty) Ltd.
   3. Información que, de ser divulgada, pudiera colocar a Madibana SA (Pty) Ltd en desventaja en negociaciones o en la competencia comercial.
   4. Un programa informático de propiedad de Madibana SA (Pty) Ltd y protegido por derechos de autor.
6. Las solicitudes de información que sean claramente frívolas o vejatorias, o que impliquen un desvío irrazonable de recursos, serán denegadas.

Recursos disponibles cuando se deniega una solicitud

1. Recursos internos

La decisión adoptada por un oficial de información o su adjunto es definitiva. Los solicitantes deberán ejercer los recursos externos que tengan a su disposición si la solicitud de información es denegada y no están conformes con la respuesta proporcionada por el oficial de información o su adjunto.

2. Recursos externos

El solicitante que no esté conforme con la negativa del oficial de información o de su adjunto a divulgar información podrá, dentro de los 30 días siguientes a la notificación de la decisión, recurrir a un tribunal para obtener una reparación. Asimismo, un tercero que no esté conforme con la decisión del oficial de información o del oficial de información adjunto de conceder la información solicitada podrá, dentro de los 30 días siguientes a la notificación de la decisión, recurrir a un tribunal para obtener una reparación. A los efectos de la Ley, los tribunales con jurisdicción sobre estas solicitudes son la Corte Constitucional, la Corte Superior (High Court) o cualquier otro tribunal de rango similar.

3. Procedimiento de solicitud

1. El solicitante debe cumplir todos los requisitos de procedimiento contenidos en la Ley relativos a la solicitud de acceso a un registro.
2. El solicitante debe completar el formulario prescrito, disponible en el sitio web de la Comisión Sudafricana de Derechos Humanos en www.sahrc.org.za o en el sitio web del Departamento de Justicia y Desarrollo Constitucional (en Reglamentos) en www.doj.gov.za, y presentarlo junto con el pago de una tarifa de solicitud y un depósito, si corresponde, al oficial de información o a un oficial de información adjunto en la dirección postal o física, el número de fax o la dirección de correo electrónico indicados en este manual.
3. El formulario prescrito debe completarse con el detalle suficiente para permitir que el oficial de información o el oficial de información adjunto identifique:
   1. El registro o los registros solicitados.
   2. La identidad del solicitante.
   3. Qué forma de acceso se requiere, en caso de que se conceda la solicitud.
   4. La dirección postal, la dirección física, el teléfono y/o el número de fax del solicitante.
4. El solicitante debe declarar que necesita la información para ejercer o proteger un derecho, e indicar claramente la naturaleza de ese derecho. Además, el solicitante debe especificar claramente por qué el registro es necesario para ejercer o proteger dicho derecho.
5. Madibana SA (Pty) Ltd procesará la solicitud dentro de los 30 días, salvo que el solicitante haya expuesto razones especiales que convenzan al oficial de información o al oficial de información adjunto de que las circunstancias requieren un plazo mayor.
6. Se informará por escrito al solicitante si se concede o se deniega el acceso. Si el solicitante también requiere que las razones de la decisión se le comuniquen de una manera determinada, deberá indicar la manera y los detalles requeridos.
7. Si la solicitud se presenta en nombre de otra persona, el solicitante deberá presentar prueba de la calidad en la que actúa, a satisfacción razonable del oficial de información o del oficial de información adjunto.
8. Si una persona no puede completar el formulario prescrito debido a analfabetismo o discapacidad, podrá presentar la solicitud de forma oral.
9. El solicitante debe pagar la tarifa prescrita antes de que pueda realizarse cualquier otro trámite.

Acceso a los registros en poder de la organización

Solo se podrá acceder a los registros en poder de Madibana SA (Pty) Ltd mediante solicitud, una vez cumplidos los requisitos previos de acceso.

Tarifas

La Ley contempla dos tipos de tarifas, a saber:

• Una tarifa de solicitud, que será una tarifa estándar.
• Una tarifa de acceso, que debe calcularse teniendo en cuenta los costos de producción, el costo del tiempo de búsqueda y preparación, y los costos postales.

11. Cuando se reciba la solicitud, el oficial de información o el oficial de información adjunto deberá, mediante notificación, exigir al solicitante (que no sea un solicitante del personal) que pague la tarifa de solicitud prescrita, si la hubiera, antes de continuar con el trámite de la solicitud.
12. Si la preparación del registro para su divulgación, incluidos los arreglos para ponerlo a disposición en el formato solicitado, requiere más horas de las prescritas en los reglamentos, el oficial de información o el oficial de información adjunto notificará al solicitante que pague un depósito que represente la parte prescrita de la tarifa de acceso que sería pagadera si se concede la solicitud.
13. El oficial de información o el oficial de información adjunto retendrá el registro hasta que el solicitante haya pagado las tarifas requeridas. La estructura de tarifas está disponible en el sitio web de la Comisión Sudafricana de Derechos Humanos en www.sahrc.org.za, o en el sitio web del Departamento de Justicia y Desarrollo Constitucional (en Reglamentos) en www.doj.gov.za.
14. El solicitante cuya solicitud de acceso a un registro haya sido concedida debe pagar una tarifa de acceso por reproducción, búsqueda y preparación, por el tiempo razonablemente requerido más allá del ya cubierto, incluidos los arreglos para poner el registro a disposición en el formato solicitado.
15. Si se ha pagado un depósito con respecto a una solicitud de acceso que posteriormente es denegada, el oficial de información o el oficial de información adjunto debe reembolsar al solicitante.

Decisión

Madibana SA (Pty) Ltd decidirá, dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la solicitud, si concede el acceso o rechaza la solicitud, y notificará por escrito, con las razones (si se requieren), en ese sentido. Este plazo de 30 días podrá prorrogarse por un período adicional no superior a 30 días si la solicitud es de una gran cantidad de información, o si requiere la búsqueda de información en poder de otra oficina de Madibana SA (Pty) Ltd y la información no puede obtenerse razonablemente dentro del plazo original de 30 días. Madibana SA (Pty) Ltd notificará por escrito al solicitante si se requiere una prórroga.

Lista de legislación aplicable

Una tabla de legislación (Apéndice 1) que describe los registros disponibles de conformidad con otras leyes está disponible con el oficial de información o el oficial de información adjunto, previa solicitud. Este manual está disponible en el sitio web de Madibana SA (Pty) Ltd, www.madibana.com.

Apéndice 1 — Lista de legislación aplicable

(Esta lista no es exhaustiva.)

1. Ley de Condiciones Básicas de Empleo (Basic Conditions of Employment Act) N.º 75 de 1997
2. Ley de Sociedades (Companies Act) N.º 61 de 1973
3. Ley de Compensación por Lesiones y Enfermedades Ocupacionales (Compensation for Occupational Injuries and Diseases Act) N.º 130 de 1993
4. Ley de Equidad en el Empleo (Employment Equity Act) N.º 55 de 1998
5. Ley del Impuesto sobre la Renta (Income Tax Act) N.º 95 de 1967
6. Ley de Relaciones Laborales (Labour Relations Act) N.º 66 de 1995
7. Ley de Salud y Seguridad Ocupacional (Occupational Health and Safety Act) N.º 85 de 1993
8. Ley de Contribuciones para el Desarrollo de Habilidades (Skills Development Levies Act) N.º 9 de 1999
9. Ley de Marcas (Trade Marks Act) N.º 194 de 1993
10. Ley del Fondo del Seguro de Desempleo (Unemployment Insurance Fund Act) N.º 4 de 2002
11. Ley del Impuesto al Valor Agregado (Value Added Tax Act) N.º 89 de 1991

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