Acesso à Informação

Elaborado em conformidade com a Seção 51 da Lei de Promoção do Acesso à Informação (Promotion of Access to Information Act), nº 2 de 2000.

Introdução

A Lei de Promoção do Acesso à Informação (Promotion of Access to Information Act), nº 2 de 2000, foi promulgada em 3 de fevereiro de 2000. O objetivo desta legislação é dar cumprimento à Seção 32(2) da Constituição da República da África do Sul, que estabelece que qualquer pessoa tem o direito de acessar qualquer informação mantida por um órgão público ou privado. Se o registro for solicitado a um órgão privado, o solicitante deve comprovar que o registro é necessário para o exercício ou a proteção de um direito. Este documento constitui o manual da Madibana SA (Pty) Ltd nos termos da Lei, servindo de referência quanto aos registros mantidos e ao processo que deve ser seguido para solicitar acesso a esses registros.

Visão Geral da Empresa

A Madibana (Pty) Ltd foi fundada em 2008 e atua por meio de suas operações especializadas em logística na execução e prestação de serviços que incluem Frete Aéreo, Frete Marítimo, Frete Rodoviário, Armazenagem e Distribuição, Serviços de Courier, Comércio Internacional de Commodities e Desembaraço Aduaneiro.

Escopo do Manual

O escopo deste manual inclui as operações da Madibana SA (Pty) Ltd fora das fronteiras da República da África do Sul.

Registros da Organização

Esta seção serve como referência para os registros que a Madibana SA (Pty) Ltd mantém, a fim de facilitar uma solicitação nos termos da Lei. Estas informações são classificadas e agrupadas de acordo com registros relacionados aos seguintes assuntos e categorias, e são mantidas separadamente na sede.

Registros de Pessoal

• Registros pessoais fornecidos pelos colaboradores.
• Registros fornecidos por terceiros relacionados aos colaboradores.
• Condições de emprego e outros registros contratuais e quase jurídicos relacionados ao pessoal.
• Registros de avaliação interna e outros registros internos.
• Correspondência relacionada aos colaboradores.
• Cronogramas e materiais de treinamento.

Por “Pessoal” entende-se qualquer pessoa que esteja empregada pela Madibana SA (Pty) Ltd, ou que preste serviços a ela ou em seu nome, e que receba ou tenha direito a receber remuneração, bem como qualquer outra pessoa que auxilie na execução ou condução dos negócios da Madibana SA (Pty) Ltd. Isso inclui, sem limitação, diretores (executivos e não executivos), todos os funcionários permanentes, temporários e de meio período, bem como trabalhadores contratados.

Registros Relacionados a Clientes

• Registros fornecidos pelos nossos clientes.
• Registros gerados pela Madibana SA (Pty) Ltd, ou em seu âmbito, relacionados aos seus clientes, incluindo contratos e registros transacionais.

Um “Cliente” refere-se a qualquer pessoa física ou jurídica que receba serviços da Madibana SA (Pty) Ltd.

Registros do Órgão Privado

• Registros financeiros
• Registros operacionais
• Bancos de dados
• Tecnologia da informação
• Registros de marketing
• Correspondência interna
• Registros de produtos
• Registros legais e estatutários
• Políticas e procedimentos internos
• Valores mobiliários e participações societárias

Estes registros incluem, entre outros, registros que dizem respeito aos assuntos próprios da Madibana SA (Pty) Ltd.

Registros de Outras Partes

• Registros de pessoal, de clientes ou do órgão privado que são mantidos por outra parte, em oposição aos registros mantidos pela própria Madibana SA (Pty) Ltd.
• Registros mantidos pela Madibana SA (Pty) Ltd referentes a outras partes, incluindo, sem limitação, registros financeiros, correspondência, registros contratuais, registros fornecidos pela outra parte e registros que terceiros forneceram sobre contratados/fornecedores.

A Madibana SA (Pty) Ltd pode possuir registros referentes a outras partes, incluindo, sem limitação, contratados, fornecedores, empresas de joint venture e prestadores de serviços. Alternativamente, essas outras partes podem possuir registros que possam ser considerados pertencentes à Madibana SA (Pty) Ltd. Registra-se que a acessibilidade dos registros e documentos listados acima pode estar sujeita aos motivos de recusa estabelecidos neste manual.

Motivos para a Recusa de Acesso aos Registros

Os principais motivos pelos quais a Madibana SA (Pty) Ltd pode recusar uma solicitação de informação estão relacionados a:

1. Proteção obrigatória da privacidade de terceiros que sejam pessoas físicas, o que implicaria a divulgação não razoável de informações pessoais dessa pessoa física.
2. Proteção obrigatória das informações comerciais de terceiros, se o registro contiver:
   1. Segredos comerciais do terceiro.
   2. Informações financeiras, comerciais, científicas ou técnicas, cuja divulgação possa causar prejuízo aos interesses financeiros ou comerciais do terceiro.
   3. Informações divulgadas em confidencialidade por um terceiro à Madibana SA (Pty) Ltd, se a divulgação puder colocar o terceiro em desvantagem em negociações ou na concorrência comercial.
3. Proteção obrigatória da segurança de indivíduos e a proteção de bens e ativos.
4. Proteção obrigatória de registros que seriam considerados privilegiados em processos judiciais.
5. As atividades comerciais da Madibana SA (Pty) Ltd, que podem incluir:
   1. Segredos comerciais.
   2. Informações financeiras, comerciais ou técnicas, cuja divulgação possa causar prejuízo aos interesses financeiros ou comerciais da Madibana SA (Pty) Ltd.
   3. Informações que, se divulgadas, possam colocar a Madibana SA (Pty) Ltd em desvantagem em negociações ou na concorrência comercial.
   4. Um programa de computador de propriedade da Madibana SA (Pty) Ltd e protegido por direitos autorais.
6. Solicitações de informação que sejam claramente frívolas ou vexatórias, ou que envolvam um desvio não razoável de recursos, serão recusadas.

Recursos Disponíveis Quando uma Solicitação É Recusada

1. Recursos Internos

A decisão tomada por um encarregado de informação ou seu adjunto é final. Os solicitantes terão de recorrer aos meios externos à sua disposição caso a solicitação de informação seja recusada e não estejam satisfeitos com a resposta fornecida pelo encarregado de informação ou seu adjunto.

2. Recursos Externos

O solicitante que estiver insatisfeito com a recusa do encarregado de informação ou de seu adjunto em divulgar informações poderá, no prazo de 30 dias após a notificação da decisão, recorrer a um tribunal para obter reparação. Da mesma forma, um terceiro insatisfeito com a decisão do encarregado de informação ou do encarregado de informação adjunto de conceder a informação solicitada poderá, no prazo de 30 dias após a notificação da decisão, recorrer a um tribunal para obter reparação. Para os fins da Lei, os tribunais com jurisdição sobre esses pedidos são a Corte Constitucional, a Alta Corte (High Court) ou qualquer outro tribunal de status semelhante.

3. Procedimento de Solicitação

1. O solicitante deve cumprir todos os requisitos procedimentais previstos na Lei relativos à solicitação de acesso a um registro.
2. O solicitante deve preencher o formulário prescrito, disponível no site da Comissão Sul-Africana de Direitos Humanos em www.sahrc.org.za ou no site do Departamento de Justiça e Desenvolvimento Constitucional (em Regulamentos) em www.doj.gov.za, e enviá-lo juntamente com o pagamento de uma taxa de solicitação e de um depósito, se aplicável, ao encarregado de informação ou a um encarregado de informação adjunto, no endereço postal ou físico, número de fax ou endereço de e-mail indicados neste manual.
3. O formulário prescrito deve ser preenchido com detalhes suficientes para permitir que o encarregado de informação ou o encarregado de informação adjunto identifique:
   1. O registro ou os registros solicitados.
   2. A identidade do solicitante.
   3. Qual forma de acesso é necessária, caso a solicitação seja deferida.
   4. O endereço postal, endereço físico, telefone e/ou número de fax do solicitante.
4. O solicitante deve declarar que necessita da informação para exercer ou proteger um direito, e indicar claramente a natureza desse direito. Além disso, o solicitante deve especificar claramente por que o registro é necessário para exercer ou proteger esse direito.
5. A Madibana SA (Pty) Ltd processará a solicitação em até 30 dias, a menos que o solicitante tenha apresentado motivos especiais que convençam o encarregado de informação ou o encarregado de informação adjunto de que as circunstâncias exigem um prazo mais longo.
6. O solicitante será informado por escrito se o acesso foi concedido ou negado. Se o solicitante também desejar que as razões da decisão sejam comunicadas de uma forma específica, deverá indicar a forma e os detalhes necessários.
7. Se a solicitação for feita em nome de outra pessoa, o solicitante deverá apresentar comprovação da qualidade em que faz a solicitação, a contento razoável do encarregado de informação ou do encarregado de informação adjunto.
8. Se uma pessoa não puder preencher o formulário prescrito por analfabetismo ou deficiência, poderá fazer a solicitação oralmente.
9. O solicitante deve pagar a taxa prescrita antes que qualquer outro processamento possa ser realizado.

Acesso aos Registros Mantidos pela Organização

Os registros mantidos pela Madibana SA (Pty) Ltd só poderão ser acessados mediante solicitação, depois de cumpridos os requisitos prévios de acesso.

Taxas

A Lei prevê dois tipos de taxas, a saber:

• Uma taxa de solicitação, que será uma taxa padrão.
• Uma taxa de acesso, que deve ser calculada levando em conta os custos de produção, o custo do tempo de busca e preparação e os custos postais.

11. Ao receber a solicitação, o encarregado de informação ou o encarregado de informação adjunto deverá, por notificação, exigir que o solicitante (exceto um solicitante que seja colaborador) pague a taxa de solicitação prescrita, se houver, antes de dar prosseguimento ao processamento da solicitação.
12. Se a preparação do registro para divulgação — incluindo os arranjos para disponibilizá-lo no formato solicitado — exigir mais horas do que as prescritas nos regulamentos, o encarregado de informação ou o encarregado de informação adjunto notificará o solicitante para pagar um depósito correspondente à parcela prescrita da taxa de acesso que seria devida caso a solicitação seja deferida.
13. O encarregado de informação ou o encarregado de informação adjunto reterá o registro até que o solicitante tenha pago as taxas exigidas. A estrutura de taxas está disponível no site da Comissão Sul-Africana de Direitos Humanos em www.sahrc.org.za, ou no site do Departamento de Justiça e Desenvolvimento Constitucional (em Regulamentos) em www.doj.gov.za.
14. O solicitante cuja solicitação de acesso a um registro tenha sido deferida deve pagar uma taxa de acesso por reprodução, busca e preparação, referente ao tempo razoavelmente necessário além do já coberto, incluindo os arranjos para disponibilizar o registro no formato solicitado.
15. Se um depósito tiver sido pago em relação a uma solicitação de acesso que for posteriormente recusada, o encarregado de informação ou o encarregado de informação adjunto deverá reembolsar o solicitante.

Decisão

A Madibana SA (Pty) Ltd decidirá, no prazo de 30 dias após o recebimento da solicitação, se concede o acesso ou indefere a solicitação, e notificará por escrito, com as razões (se exigidas), nesse sentido. Este prazo de 30 dias poderá ser prorrogado por mais um período de no máximo 30 dias se a solicitação envolver uma grande quantidade de informações, ou se exigir a busca de informações mantidas em outro escritório da Madibana SA (Pty) Ltd e as informações não puderem ser razoavelmente obtidas dentro do prazo original de 30 dias. A Madibana SA (Pty) Ltd notificará o solicitante por escrito caso seja pleiteada uma prorrogação.

Lista de Legislação Aplicável

Uma tabela de legislação (Apêndice 1), que descreve os registros disponíveis em conformidade com outras leis, está disponível com o encarregado de informação ou o encarregado de informação adjunto mediante solicitação. Este manual está disponível no site da Madibana SA (Pty) Ltd, www.madibana.com.

Apêndice 1 — Lista de Legislação Aplicável

(Esta lista não é exaustiva.)

1. Lei de Condições Básicas de Emprego (Basic Conditions of Employment Act) nº 75 de 1997
2. Lei das Sociedades (Companies Act) nº 61 de 1973
3. Lei de Compensação por Lesões e Doenças Ocupacionais (Compensation for Occupational Injuries and Diseases Act) nº 130 de 1993
4. Lei de Equidade no Emprego (Employment Equity Act) nº 55 de 1998
5. Lei do Imposto de Renda (Income Tax Act) nº 95 de 1967
6. Lei de Relações de Trabalho (Labour Relations Act) nº 66 de 1995
7. Lei de Saúde e Segurança Ocupacional (Occupational Health and Safety Act) nº 85 de 1993
8. Lei de Contribuições para o Desenvolvimento de Competências (Skills Development Levies Act) nº 9 de 1999
9. Lei de Marcas Registradas (Trade Marks Act) nº 194 de 1993
10. Lei do Fundo de Seguro-Desemprego (Unemployment Insurance Fund Act) nº 4 de 2002
11. Lei do Imposto sobre Valor Agregado (Value Added Tax Act) nº 89 de 1991

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