Accès à l'information

Élaboré conformément à l’article 51 de la loi sur la promotion de l’accès à l’information (Promotion of Access to Information Act), n° 2 de 2000.

Introduction

La loi sur la promotion de l’accès à l’information (Promotion of Access to Information Act), n° 2 de 2000, a été promulguée le 3 février 2000. L’objectif de cette législation est de mettre en œuvre l’article 32(2) de la Constitution de la République d’Afrique du Sud, qui prévoit que toute personne a le droit d’accéder à toute information détenue par un organisme public ou privé. Si le document est demandé à un organisme privé, le demandeur doit prouver que le document est nécessaire à l’exercice ou à la protection d’un droit. Le présent document constitue le manuel de Madibana SA (Pty) Ltd au sens de la loi, afin de fournir une référence sur les documents détenus et sur la procédure à suivre pour demander l’accès à ces documents.

Présentation de l’entreprise

Madibana (Pty) Ltd a été fondée en 2008 et exerce ses activités par l’intermédiaire de ses opérations spécialisées en logistique pour la réalisation et la fourniture de services comprenant le fret aérien, le fret maritime, le fret routier, l’entreposage et la distribution, les services de courrier express, le négoce international de matières premières et le dédouanement.

Portée du manuel

La portée du présent manuel comprend les opérations de Madibana SA (Pty) Ltd en dehors des frontières de la République d’Afrique du Sud.

Documents de l’organisation

Cette section sert de référence aux documents que détient Madibana SA (Pty) Ltd, afin de faciliter toute demande formulée au titre de la loi. Ces informations sont classées et regroupées selon les documents relatifs aux sujets et catégories suivants, et sont conservées séparément au siège.

Documents du personnel

• Documents personnels fournis par le personnel.
• Documents fournis par un tiers concernant le personnel.
• Conditions d’emploi et autres documents contractuels et quasi juridiques liés au personnel.
• Documents d’évaluation interne et autres documents internes.
• Correspondance relative au personnel.
• Calendriers et supports de formation.

Par le terme « Personnel », nous désignons toute personne employée par Madibana SA (Pty) Ltd, ou fournissant des services à celle-ci ou en son nom, et percevant ou ayant droit à une rémunération, ainsi que toute autre personne qui contribue à la conduite ou à l’exercice des activités de Madibana SA (Pty) Ltd. Cela comprend, sans limitation, les administrateurs (exécutifs et non exécutifs), l’ensemble du personnel permanent, temporaire et à temps partiel, ainsi que les travailleurs sous contrat.

Documents relatifs aux clients

• Documents fournis par nos clients.
• Documents générés par Madibana SA (Pty) Ltd ou en son sein concernant ses clients, y compris les contrats et les documents transactionnels.

Un « Client » désigne toute personne physique ou morale qui reçoit des services de Madibana SA (Pty) Ltd.

Documents de l’organisme privé

• Documents financiers
• Documents opérationnels
• Bases de données
• Technologies de l’information
• Documents marketing
• Correspondance interne
• Documents relatifs aux produits
• Documents légaux et statutaires
• Politiques et procédures internes
• Valeurs mobilières et participations

Ces documents comprennent, sans s’y limiter, les documents qui concernent les propres affaires de Madibana SA (Pty) Ltd.

Documents d’autres parties

• Documents du personnel, des clients ou de l’organisme privé qui sont détenus par une autre partie, par opposition aux documents détenus par Madibana SA (Pty) Ltd elle-même.
• Documents détenus par Madibana SA (Pty) Ltd concernant d’autres parties, y compris, sans limitation, les documents financiers, la correspondance, les documents contractuels, les documents fournis par l’autre partie et les documents que des tiers ont fournis au sujet des sous-traitants/fournisseurs.

Madibana SA (Pty) Ltd peut détenir des documents concernant d’autres parties, y compris, sans limitation, des sous-traitants, des fournisseurs, des sociétés de coentreprise (joint ventures) et des prestataires de services. Inversement, ces autres parties peuvent détenir des documents pouvant être considérés comme appartenant à Madibana SA (Pty) Ltd. Il est précisé que l’accessibilité des documents et dossiers énumérés ci-dessus peut être soumise aux motifs de refus énoncés dans le présent manuel.

Motifs de refus d’accès aux documents

Les principaux motifs pour lesquels Madibana SA (Pty) Ltd peut refuser une demande d’information sont liés à :

1. La protection obligatoire de la vie privée d’un tiers qui est une personne physique, ce qui impliquerait la divulgation déraisonnable de données personnelles de cette personne physique.
2. La protection obligatoire des informations commerciales du tiers, si le document contient :
   1. Des secrets commerciaux du tiers.
   2. Des informations financières, commerciales, scientifiques ou techniques dont la divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts financiers ou commerciaux du tiers.
   3. Des informations communiquées à titre confidentiel par un tiers à Madibana SA (Pty) Ltd, si leur divulgation pouvait désavantager le tiers dans des négociations ou dans la concurrence commerciale.
3. La protection obligatoire de la sécurité des personnes ainsi que la protection des biens et des actifs.
4. La protection obligatoire des documents qui seraient considérés comme privilégiés dans le cadre de procédures judiciaires.
5. Les activités commerciales de Madibana SA (Pty) Ltd, qui peuvent comprendre :
   1. Des secrets commerciaux.
   2. Des informations financières, commerciales ou techniques dont la divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts financiers ou commerciaux de Madibana SA (Pty) Ltd.
   3. Des informations qui, si elles étaient divulguées, pourraient désavantager Madibana SA (Pty) Ltd dans des négociations ou dans la concurrence commerciale.
   4. Un programme informatique appartenant à Madibana SA (Pty) Ltd et protégé par le droit d’auteur.
6. Les demandes d’information manifestement frivoles ou vexatoires, ou qui entraînent un détournement déraisonnable de ressources, seront refusées.

Recours disponibles en cas de refus d’une demande

1. Recours internes

La décision prise par un responsable de l’information ou son adjoint est définitive. Les demandeurs devront exercer les recours externes dont ils disposent si la demande d’information est refusée et qu’ils ne sont pas satisfaits de la réponse fournie par le responsable de l’information ou son adjoint.

2. Recours externes

Le demandeur insatisfait du refus du responsable de l’information ou de son adjoint de divulguer des informations peut, dans un délai de 30 jours à compter de la notification de la décision, saisir un tribunal pour obtenir réparation. De même, un tiers insatisfait de la décision du responsable de l’information ou du responsable adjoint de l’information d’accorder l’accès aux informations demandées peut, dans un délai de 30 jours à compter de la notification de la décision, saisir un tribunal pour obtenir réparation. Aux fins de la loi, les tribunaux compétents pour ces demandes sont la Cour constitutionnelle, la Haute Cour (High Court) ou toute autre juridiction de rang similaire.

3. Procédure de demande

1. Le demandeur doit respecter toutes les exigences de procédure prévues par la loi concernant la demande d’accès à un document.
2. Le demandeur doit remplir le formulaire prescrit, disponible sur le site web de la Commission sud-africaine des droits de l’homme à l’adresse www.sahrc.org.za ou sur le site du Département de la Justice et du Développement constitutionnel (rubrique Règlements) à l’adresse www.doj.gov.za, et le soumettre accompagné du paiement des frais de demande et d’un dépôt, le cas échéant, au responsable de l’information ou à un responsable adjoint de l’information, à l’adresse postale ou physique, au numéro de télécopie ou à l’adresse e-mail indiqués dans le présent manuel.
3. Le formulaire prescrit doit être rempli avec suffisamment de détails pour permettre au responsable de l’information ou au responsable adjoint de l’information d’identifier :
   1. Le ou les documents demandés.
   2. L’identité du demandeur.
   3. La forme d’accès souhaitée, dans l’hypothèse où la demande serait acceptée.
   4. L’adresse postale, l’adresse physique, le numéro de téléphone et/ou de télécopie du demandeur.
4. Le demandeur doit déclarer qu’il a besoin de l’information pour exercer ou protéger un droit, et indiquer clairement la nature de ce droit. En outre, le demandeur doit préciser clairement pourquoi le document est nécessaire pour exercer ou protéger ce droit.
5. Madibana SA (Pty) Ltd traitera la demande dans un délai de 30 jours, sauf si le demandeur a invoqué des raisons particulières convainquant le responsable de l’information ou le responsable adjoint de l’information que les circonstances exigent un délai plus long.
6. Le demandeur sera informé par écrit de l’acceptation ou du refus de l’accès. Si le demandeur souhaite également que les motifs de la décision lui soient communiqués selon une modalité particulière, il doit préciser la modalité et les détails requis.
7. Si une demande est présentée au nom d’une autre personne, le demandeur doit fournir la preuve de la qualité en laquelle il agit, à la satisfaction raisonnable du responsable de l’information ou du responsable adjoint de l’information.
8. Si une personne est dans l’incapacité de remplir le formulaire prescrit en raison d’un analphabétisme ou d’un handicap, elle peut formuler sa demande oralement.
9. Le demandeur doit s’acquitter des frais prescrits avant tout traitement ultérieur.

Accès aux documents détenus par l’organisation

Les documents détenus par Madibana SA (Pty) Ltd ne peuvent être consultés que sur demande, une fois les conditions préalables d’accès remplies.

Frais

La loi prévoit deux types de frais, à savoir :

• Des frais de demande, qui constituent un tarif standard.
• Des frais d’accès, qui doivent être calculés en tenant compte des coûts de production, du coût du temps de recherche et de préparation, ainsi que des frais postaux.

11. À la réception de la demande, le responsable de l’information ou le responsable adjoint de l’information doit, par notification, exiger du demandeur (autre qu’un demandeur membre du personnel) le paiement des frais de demande prescrits, le cas échéant, avant tout traitement ultérieur de la demande.
12. Si la préparation du document en vue de sa divulgation — y compris les dispositions nécessaires pour le mettre à disposition dans le format demandé — nécessite plus d’heures que celles prescrites par les règlements, le responsable de l’information ou le responsable adjoint de l’information avisera le demandeur de verser un dépôt correspondant à la fraction prescrite des frais d’accès qui seraient exigibles si la demande était acceptée.
13. Le responsable de l’information ou le responsable adjoint de l’information retiendra le document jusqu’à ce que le demandeur ait payé les frais requis. La grille tarifaire est disponible sur le site web de la Commission sud-africaine des droits de l’homme à l’adresse www.sahrc.org.za, ou sur le site du Département de la Justice et du Développement constitutionnel (rubrique Règlements) à l’adresse www.doj.gov.za.
14. Le demandeur dont la demande d’accès à un document a été acceptée doit payer des frais d’accès pour la reproduction, la recherche et la préparation, pour toute durée raisonnablement nécessaire au-delà de celle déjà couverte, y compris les dispositions nécessaires pour mettre le document à disposition dans le format demandé.
15. Si un dépôt a été versé pour une demande d’accès qui est par la suite refusée, le responsable de l’information ou le responsable adjoint de l’information doit rembourser le demandeur.

Décision

Madibana SA (Pty) Ltd décidera, dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande, s’il y a lieu d’accorder l’accès ou de rejeter la demande, et en informera le demandeur par écrit, en indiquant les motifs (si requis), à cet effet. Ce délai de 30 jours peut être prolongé d’une durée supplémentaire ne dépassant pas 30 jours si la demande porte sur un volume important d’informations, ou si elle nécessite une recherche d’informations détenues dans un autre bureau de Madibana SA (Pty) Ltd et que ces informations ne peuvent raisonnablement être obtenues dans le délai initial de 30 jours. Madibana SA (Pty) Ltd en informera le demandeur par écrit si une prolongation est sollicitée.

Liste de la législation applicable

Un tableau de la législation (Annexe 1) décrivant les documents disponibles conformément à d’autres lois est disponible auprès du responsable de l’information ou du responsable adjoint de l’information sur demande. Ce manuel est disponible sur le site web de Madibana SA (Pty) Ltd, www.madibana.com.

Annexe 1 — Liste de la législation applicable

(Cette liste n’est pas exhaustive.)

1. Loi sur les conditions de base de l’emploi (Basic Conditions of Employment Act) n° 75 de 1997
2. Loi sur les sociétés (Companies Act) n° 61 de 1973
3. Loi sur l’indemnisation des accidents du travail et des maladies professionnelles (Compensation for Occupational Injuries and Diseases Act) n° 130 de 1993
4. Loi sur l’équité en matière d’emploi (Employment Equity Act) n° 55 de 1998
5. Loi sur l’impôt sur le revenu (Income Tax Act) n° 95 de 1967
6. Loi sur les relations de travail (Labour Relations Act) n° 66 de 1995
7. Loi sur la santé et la sécurité au travail (Occupational Health and Safety Act) n° 85 de 1993
8. Loi sur les contributions au développement des compétences (Skills Development Levies Act) n° 9 de 1999
9. Loi sur les marques (Trade Marks Act) n° 194 de 1993
10. Loi sur le fonds d’assurance chômage (Unemployment Insurance Fund Act) n° 4 de 2002
11. Loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (Value Added Tax Act) n° 89 de 1991

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